Rollen für die Einführung
Auf dieser Seite werden die verschiedenen Rollen erläutert, welche während der Einführung von PUPIL@SG eine wichtige Rolle einnehmen. Die gelb markierten Rollen werden von Deiner Schule gestellt. Bitte informiere und organisiere rechtzeitig die dafür verantwortlichen Personen.
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Gesamtprojektorganisation PUPIL@SG
Die Gesamtprojektorganisation ist verantwortlich für die Initialisierung der Einführungsprojekte bei den Schulträgern. Sie allokiert die Ressourcen, die seitens PUPIL notwendig sind und stellt sicher, dass die notwendigen Rahmenbedingungen für die Einführung geklärt und vorhanden sind.
Sie ist stets über den aktuellen Stand in den Einführungsprojekten informiert. Insbesondere über die Teilabnahmen und über den Projektfortschritt. Dies wird über ein einfaches standardisiertes Berichtsformular sichergestellt.
Das Kernteam der Gesamtprojektorganisation ist die erste Eskalationsstufe. Sollten Herausforderungen nicht auf dieser Ebene gelöst werden können, folgen die weiteren Eskalationsstufen gemäss Projektvertrag.
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Einführungsprojektleiter Pupil AG
Die PL PUPIL fungiert als Single-Point-of-Contact (SPOC) gegenüber Gesamtprojektorganisation.
Sie stellt sicher, dass die Einführung entsprechend den Vorgaben aus den Konzepten stattfindet und die Prozesse eingehalten werden.
Die PL PUPIL trägt die Gesamtverantwortung für die Einführung von PUPIL beim jeweiligen Schulträger und stellt somit die übergreifende Kommunikation und Koordination während der Einführung sicher. Die Pupil AG wird während dem Rollout mehrere Personen stellen, welche diese Funktion in den einzelnen Einführungsprojekten mit den jeweiligen Schulträgern wahrnehmen können.
Den Schulträgern wird immer ein PL PUPIL und eine PL PUPIL Stellvertretung zugewiesen.
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> Die zugeteilten Projektleiter der nächsten Slots sehen Sie hier.
Einführungsorganisation
Die untenstehende Abbildung stellt die Hierarchie Ihres Einführungsprojekts dar. Die Hauptverantwortung für die jeweilige Einführung liegt bei der Einführungsprojektleitung der Pupil AG (PL PUPIL) sowie bei der Projektleitung des Schulträgers (PL ST). Auf Seite des Schulträgers sowie auf Seite der Pupil AG werden Fachspezialisten situativ beigezogen. Die Rollen PL PUPIL, PL ST, Superuser und Trainer sind zwingend während der Projektinitialisierung zu besetzen und werden in der Zusammenarbeitserklärung festgehalten. Die Rolle Superuser wird im Betrieb im Rahmen des Betriebskonzepts weiterhin benötigt.
PL ST: Projektleitung Schulträger
Die PL ST fungiert als Single-Point-of-Contact (SPOC) gegenüber dem PL PUPIL.
Die PL ST ist verantwortlich, dass die für das Projekt relevanten Rollen (z.B. Fachspezialistinnen, Superuser, Trainer) besetzt sind und über die notwendigen Ressourcen verfügen. Auch wichtige technische Ansprechpartner (z.B. betreffend Umsystemen wie M365, HR, FIN) werden über die PL ST koordiniert und bei Bedarf miteinbezogen.
Die PL ST stellt sicher, dass die notwendigen finanziellen Mittel für das Projekt (vgl. dazu Kapitel 1.3 Abgrenzungen) vorhanden sind.
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Aufwand für PL ST
Der Aufwand für die PL ST wird auf 12 Stunden pro Woche (30% Pensum), während dem dreimonatigen Rollout-Slot bis einen Monat nach Go-Live, geschätzt. Das kann jedoch je nach Grösse und Komplexität (technische und organisatorische) des Schulträgers variieren.
Total Schätzung: 144 Arbeitsstunden für eine Person (Stark abhängig von Komplexität des Schulträgers)
Fachspezialistinnen und Fachspezialisten ST
Die FachspezialistInnen werden durch die PL ST hinzugezogen. Der Einbezug von FachspezialistInnen (pädagogisch, technisch oder fachlich) ist bspw. von folgenden Rahmenbedingungen abhängig:
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Organisation des Schulträgers (Bspw. Hierarchien, angeschlossene Musikschule oder Tagesstrukturen),
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vom Bezug "freiwilliger" Module (Bspw. Elternkommunikation),
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Integration Umsysteme (HR, Stundenplanung, M365, etc.)
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Der Stream 2 definiert, welche FachspezialistInnen in welchem Umfang ins Projekt eingebunden werden müssen.
Total grobe Schätzung: 24 Arbeitsstunden verteilt auf mehrere Fachspezialistinnen und Fachspezialisten (Stark abhängig von Integrationstiefe, Anzahl Umsysteme und den eingeführten Modulen)
Fachspezialistinnen und Fachspezialisten Pupil AG
Die 'Experten Pupil AG' werden durch die PL Pupil hinzugezogen. Der Einbezug von 'Experten Pupil AG' ist einerseits von der Organisation des Schulträgers abhängig (Bspw. Hierarchien, angeschlossene Musikschule oder Tagesstrukturen), andererseits vom Bezug "freiwilliger" Module (Bspw. Elternkommunikation).
Trainer (gemäss Schulungskonzept)
Trainer sind gemäss Schulungskonzept für die Koordination und Durchführung der PUPIL-Schulungen verantwortlich.
Trainer besuchen eine oder mehrere Schulungen beim Lieferanten Pupil AG und instruieren wiederum die Anwenderinnen und Anwender ihres Schulträgers.
Trainer stellen sicher, dass die Schulungen gemäss Schulungskonzept durchgeführt werden.
Schätzung des Aufwandes:
1.5 Tage persönliche Ausbildung pro Bereich, 3 – 5 halbtägige Schulungen der Anwendenden (Stark abhängig von Anzahl MA des Schulträgers sowie der eingeführten Module) 18 – 24 Arbeitsstunden pro Trainer
Dokument: Train-the-Trainer Kurzanleitung (50-53)
Superuser (gemäss Betriebskonzept)
Der 1st-Level-Support wird durch die Superuser vor Ort sichergestellt.
Superuser sind für die Schulverwaltungen sowie für die pädagogischen Prozesse vorgesehen und sinnvollerweise pro Schuleinheit organisiert. Das könnten pädagogische oder technische Supportpersonen an einer Schule sein, welche anderen Kolleginnen und Kollegen bei Fragen in technischen Belangen zur Verfügung stehen. Je nach Schulträger können mehrere Superuser für einen Bereich definiert werden oder es kann auch ein Superuser mehrere Bereiche abdecken. Die Definition hier obliegt dem Schulträger.
Superuser übernehmen gemäss Betriebskonzept den 1st-Level-Support beim Schulträger. Sie stellen sicher, dass die Supportprozesse bei den Schulträgern gemäss Betriebskonzept eingehalten werden. Können die Superuser die Anfrage nicht lösen, kontaktieren sie den 2nd-Level-Support bei der Leistungserbringerin. Der Superuser hat Einsicht in das Ticketsystem.
Zuverlässigere Informationen oder Richtwerte in Bezug auf die Ressourcenausstattung der Superuser können frühestens nach der Pilotphase erteilt werden. Diese sind stark abhängig von den organisatorischen Ausprägungen der Schulträger (Anz. Schulhäuser, Anz. Mitarbeitende, genutzte Module, etc.).
Schätzung des Aufwands:
24 Arbeitsstunden verteilt auf mehrere Superuser (Stark abhängig von Anzahl MA des Schulträgers, Anzahl Schuleinheiten sowie der eingeführten Module)
Testende/r
Stakeholder des PUPIL@SG Projekts, welche einem Testteam zugeordnet sind.
Sie testen die Funktionen zu den Use Cases und ob die migrierten Daten vollständig und richtig sind. Zudem testen sie, ob die Schnittstellen korrekt funktionieren.
Schätzung des Aufwands:
24 Arbeitsstunden verteilt auf mehrere Testende (Stark abhängig von Integrationstiefe der Umsysteme und den eingeführten Modulen)