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Bereite Dich rechtzeitig vor

Damit die kurzgehaltene Einführungsphase von PUPIL bei Deinem Schulträger ein Erfolg wird, gilt es einige Vorbereitungen zu treffen. Mach Dir rechtzeitig Gedanken über folgende Themen:

  • Informiere Deine Mitarbeitenden frühzeitig.

  • Erfass den Berufsauftrag und die AJB umgehend in PUPIL

  • Schaff die Voraussetzungen für eine einwandfreie Migration aus LehrerOffice, Scolaris resp. SV Abraxas (Datenbereinigung).

  • Bereite Deine IT-Umgebung für die Umstellung vor.

  • Schaff eine Übersicht über die verschiedenen Schnittstellen und genutzten Umsysteme.

  • Beachte die Eigenheiten bei den Modulen Tagesstrukturen, Musikschulen und Elternkommunikation (PUPIL Connect).

Nachfolgend findest Du viele Tipps und Checklisten, was alles während der Vorbereitung und nach der Migration gemacht werden muss.

Bereite Dein Team für das Projekt vor

Mit der Einführung von PUPIL@SG wird sich für viele Mitarbeitende an Deiner Schule einiges ändern. Allenfalls sind Vorbehalte, Ängste oder Respekt vor der Umstellung vorhanden. Deshalb lohnt sich eine frühzeitige Kommunikation des geplanten Projekts und dessen Timing, um Deine Mitarbeitenden auf den anstehenden Prozess und die damit entstehenden Aufwände vorzubereiten. Lies, wie die Pilotschulen das Onboarding des Teams gemeistert haben.

Mitarbeitende der Schulverwaltung, Verantwortliche für den Schulbetrieb (Schulleitungen, Picts, Ticts) sollten beispielsweise auch die Präsenz zwischen Prüfung der Daten (Daten-Probeabzug) und GoLive einplanen und nach Möglichkeit auf Ferien während dieser Zeit verzichten.
 

Checkliste für die Einführung

Die Organisation der Einführung wird über ein Planungsinstrument durchgeführt, welche pro Schulträger erarbeitet wird. In diesem Dokument, dem sogenannten "Einführungsplan" (auf dieser Seite ganz oben abrufbar) wird unter anderem folgendes festgehalten:

  • Übersicht über die Schule inkl. Organisation, vorhandene Schulstufen, Mengengerüst usw.

  • Meilensteine

  • Kurztraktandenliste für Planung der Sitzung, Pendenzen und Termine

  • Ressourcen & Budget

  • Definition der Migration

  • Festlegung der Umsysteme

  • Festlegung der eingesetzten Module

  • Detailierte Organisation (evtl. inkl. Organigramm) mit allen Ansprechpartner*innen

  • Customizing-Details

  • Verwendete Rollen beim Schulträger

  • ​Übersicht über Schuleinheiten, Schulen und Klassen

  • Die Vorlage des Einführungsplans ist baldmöglichst, spätestens jedoch vor dem Kick-Off auszufüllen (50_13)

Bereite Dich vor, LehrerOffice abzulösen

In der Projektausschuss-Sitzung im Juni 23 wurde entschieden, dass die Daten aus LehrerOffice NICHT migriert werden; also nicht ins neue System PUPIL übertragen werden.

 

Dieser Entscheid wurde hauptsächlich aufgrund der Kosten-Nutzen-Abschätzung getroffen, da die Datenstrukturen aus LehrerOffice nicht mit PUPIL@SG kompatibel sind und eine Migration daher zu zeit- und kostenaufwändig wäre. Dieser immense Ressourcenverschleiss für die Migration steht nicht im Verhältnis zum erwarteten Nutzen.

 

Dies betrifft insbesondere folgende Datensätze, welche nicht aus LehrerOffice übertragen werden:

  • Journaleinträge

  • Zeugnisnoten

  • Beurteilungen

  • Förderpläne

  • Formulare

Zudem wurde während der Pilotphase die Erkenntnis gewonnen, dass die Umstellung für den Schulalltag jeweils zu Schuljahresbeginn sein muss. Daher werden Lehrpersonen immer im Sommer zu Schuljahresbeginn die Arbeit in PUPIL@SG aufnehmen. Das alte Schuljahr wird jeweils in LehrerOffice beendet.

> Lies hier weitere Informationen dazu

> Beispiel: Schulung zu Themen Beurteilungen, Journal, ALSV und Förderdossier mit Lehrpersonen vorbereiten

Berufsauftrag

Trag den Berufsauftrag und die Arbeitsjahrberechnung umgehend in PUPIL ein

Mit dem Umstieg auf PUPIL werden sämtliche Berufsaufträge und die Arbeitsjahrberechnung auf PUPIL durchgeführt. Damit verschiedene Umsysteme umgestellt und die Statistiken neu via PUPIL abgerufen werden können, müssen Berufsauftrag und Arbeitsjahrberechnung innerhalb eines Monats nach der Live-Migration von PUPIL durch die Personalverantwortlichen der Schule übernommen werden. Dabei gelten folgende Grundsätze:

  • Die Übernahme der Arbeitsjahre kann als Übertrag aus der letzten Excel-Berechnung durchgeführt werden. Das Excel-File sollte dann im Dossier der Mitarbeiterin/ des Mitarbeiters zur Nachvollziehbarkeit abgelegt werden

  • Berufsauftrag in PUPIL für alle Mitarbeitenden mit einem Berufsauftrag erfassen - dies gilt für alle aktuell laufenden Berufsaufträge

Die PUPIL PL werden Dich frühzeitig über die nötige Übernahme informieren. Die Status der Übernahme muss auf dem Abnahmeprotokoll festgehalten werden.

Bereite Dich für die Migration vor

Datenabzug:

Damit die Daten aus SV Abraxas migriert werden können, bestellt der PUPIL PL einen Datenbankabzug bei der bisherigen Anbieterin. Die Daten werden an die/den Projektleiter/in des Schulträgers zugestellt. Damit diese Daten datenschutzkonform zu PUPIL gelangen, müssen sie mit dem Link unten zum Datenupload hochgeladen werden.

Bereinigung von Klassen in SV Abraxas

Bei der Pilotierung wurde festgestellt, dass Klassen teilweise nicht genügend detailliert erfasst wurden in SV Abraxas. Wenn beispielsweise zwei 4. Klassen existieren, so genügt es nicht ein Gefäss "4. Klasse Nordschulhaus" zu haben, sämtliche 40 Kinder des Jahrganges dieser Klasse zuzuordnen, und danach mittels Lehrpersonenzuweisung zu filtern. 

  • Den ersten Datenabzug aus SV Abraxas wird der PUPIL PL zu einem sehr frühen Zeitpunkt (ca. 6 Monate vor dem Roll-Out) bestellen, damit die Datenqualität beurteilt werden kann. In der Folge könnte es sein, dass Bereinigungsaufträge zugewiesen werden.

E-Mailadressen bereinigen

Spätestens wenn Du PUPIL Connect, die App zur Elternkommunikation von PUPIL, verwenden möchtest, musst Du die persönliche E-Mailadresse der Eltern in PUPIL erfassen. Bei der Pilotierung wurde festgestellt, dass die E-Mailadresse der Eltern oft bei den Kindern erfasst wurde. Dies ist falsch, denn die E-Mailadresse muss beim jeweiligen Elternteil erfasst werden. Die Abfrage von E-Mailadressen (oder kompletten Stammdaten) in PUPIL ist sehr einfach. Sprich Dich frühzeitig mit dem zugewiesenen PUPIL PL ab, ob Du die Datenbereinigung in SV (grösserer Aufwand) oder später in PUPIL (kleinerer Aufwand) durchführen möchtest.

Migration SV
E-Mail

Bereite Deine "IT-Umgebung" vor

Die IT-Umgebung Deiner Schule bedarf, je nach Stand vor Ort, noch einiger Anpassungen, damit PUPIL erfolgreich eingeführt werden kann. Mit dem Einsatz von M365 als Loginmöglichkeit (Single Sign On mit Microsoft) ist es beispielsweise wichtig, dass das Login-Verfahren um eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erweitert wird. Unten findest Du zwei Dokumente dazu. Bitte setze die MFA-Authentifizierung mindestens. 6 Monate vor dem Wechsel zu PUPIL um. ​

Schnittstellen und Prozesse:
Bitte prüf mit den zuständigen Personen (z.B. Deinem aktuellen IT-Dienstleister), welche Schnittstellen heute im Einsatz sind und über welche Prozesse verschiedene Daten aus der Schulverwaltungssoftware wohin fliessen. 

 

Was verwendest Du für Deine Debitorenbuchhaltung (Abacus, FIS, andere)? Wird es vor oder nach dem Wechsel zu PUPIL Änderungen an dieser Software geben - Steigst Du also von einer Software zu einer anderen Software um?

> Bitte trag sämtliche Informationen rund um Deine IT-Umgebung ins Vorbereitungsexcel – den Einführungsplan (auf dieser Seite ganz oben abrufbar) – ein. Danke!


Setzt Du Microsoft 365 in Deiner Schule ein?
Wenn Du Microsoft 365 (Office 365) nicht in Deiner Schule einsetzt, so bitten wir, Dich schnellst möglichst mit PUPIL oder dem PL PUPIL auszutauschen. 
 

IT-Umgebung
Tagesstrukturen
Musikschule
Elernkommunikation

Bereite die Einführung weiterer Module vor

Elternkommunikation mit PUPIL Connect

Mit PUPIL Connect kannst Du mit Eltern und Erziehungsberechtigten kommunizieren, Daten austauschen, Absenzen eintragen, Journale einsehen, Umfragen durchführen, Unterlagen einreichen, Nachrichten erstellen und übersetzen lassen. Damit die Eltern die App nutzen können, ist eine aktuelle E-Mailadresse nötig.

Mittagstisch, Tages- und Ferienbetreuung

Schulträger, welche die schulergänzende Betreuung selbst organisieren, können (sofern gewünscht) das PUPIL-Modul Tagesstrukturen verwenden. Mit diesem lässt sich die schulergänzende Betreuung innerhalb von PUPIL verwalten und es kann verzichtet werden auf Schnittstellen zu Drittsystemen oder Exports und Imports der Daten. 

Musikschulen

Musikschulen sind vielerorts schulträgerübergreifend organisiert. Für diese, meist durch schulträgerunabhängige Organisationen erbrachten Leistungen kann das Modul Musikschule im Kanton St.Gallen nicht eingesetzt werden. Bitte gib im Vorbereitungsexcel – dem Einführungsplan (auf dieser Seite ganz oben abrufbar) – an, ob die Dienstleistungen der Musikschule bei Deinem Schulträger durch Dich oder durch eine externe Organisation erbracht werden. 

Sharepoint Zugang bestellen

PUPIL Cloud-Zugang bestellen

Für die optimale Zusammenarbeit mit Pupil AG wird ein schulträgerspezifischer Cloud-Zugang eingerichtet. Der Zugang wird Dir spätestens beim KickOff bekanntgegeben - Bitte frag Deinen PUPIL Projektleiter danach.

Zusammenarbeitserklärung

Zusammenarbeitserklärung unterzeichnen

Der Schulträger und die kantonale Projektleitung unterzeichnen vor dem Projektstart gemeinsam eine Zusammenarbeitserklärung. Diese regelt unter anderem folgende Punkte:

  • Ziele

  • Rechte und Pflichten der Parteien

  • Mitwirkungsobliegenheiten

  • Zusammenarbeit (Ressourcierung)

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