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Wie läuft die Einführung ab?

Die Einführung von PUPIL bei Deinem Schulträger erfolgt im Regelfall innerhalb von drei Monaten. Wie die Einführung erfolgreich gelingt, zeigen wir Dir auf dieser Seite auf.

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> Kurzeinführung durch Arber Wagner bezüglich Einführungsprojekt
 

Nachfolgend findest Du viele Tipps und Checklisten, was alles umgesetzt und geprüft werden muss, nachdem der jeweilige Mandant zur Verfügung steht und die Daten migriert worden sind.

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Vorgehen bei der Einführung

In dieser abstrahierten grafischen Darstellung siehst Du, wie der Ablauf bei Deinem Schulträger ablaufen kann. Bitte beachte, mit PUPIL wird eine Standardsoftware eingeführt. Entsprechend hat das Projektteam eine Standardeinführungsplanung für die Schulträger erstellt. In dieser ist vorgesehen, dass die Schulverwaltung während dem zugeteilten Slot immer als ersten Bereich eingeführt wird. Der Bereich "Schulalltag" soll jeweils auf Start des neuen Schuljahres genutzt werden können. Vergleiche dazu die Informationen bezüglich Migration Lehreroffice.

Information

Bereitstellung Testumgebung mit Echt-Daten, Benutzer-Authentifizierung

Schulung

Live-Migration und -Einrichtung

Schnittstellen aktivieren

Umsetzung

Abnahme

Betrieb

Schritte
Infoabend

Schritt 1: Informationsabend

Am Informationsabend, der einige Wochen vor dem Start des Slots durchgeführt wird, werden die Verantwortlichen für das Projekt seitens Schulträger (max. 6 Personen pro Schulträger) mit allgemeinen Informationen zum Vorgehen und mit wichtigen Projektinformationen versorgt. 

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Teilnehmende schulträgerseitig (exemplarisch):
Schulpräsidium, IT-Verantwortliche, Leitung Schulverwaltung, Vertretung Schulleitung, Projektleitung Schulträger (PL ST).


Teilnehmende projektseitig:

Gesamtprojektleitung, Projektleitung Pupil AG (PL PUPIL) und Mitarbeitende "Amt für Volksschule".

Termine:

  • Slot 4: Mittwoch, 3. April 2024, ca. 17:00 Uhr bis 20:00 Uhr, Ort offen, Einladung folgt via E-Mail

  • Slot 5: Donnerstag, 20. Juni 2024, ca. 17:00 Uhr bis 20:00 Uhr, Ort offen, Einladung folgt via E-Mail

  • Slot 6: Mittwoch, 11. September 2024, ca. 17:00 Uhr bis 20:00 Uhr, Ort offen, Einladung folgt via E-Mail

  • Slot 7: Mittwoch, 15. Januar 2025, ca. 17:00 Uhr bis 20:00 Uhr, Ort offen, Einladung folgt via E-Mail

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> Die Einladung wird rechtzeitig im Voraus durch Marion Felber von eGov St.Gallen zugestellt. Bei Fragen dazu, melde Dich bitte direkt bei Marion Felber via E-Mail oder unter 058 229 31 92.

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Schritt 2: KickOff mit jedem einzelnen Schulträger

Der KickOff mit den einzelnen Schulträgern sollte in den ersten zwei Wochen des Einführungsslots durchgeführt werden.  Er dauert zwischen 1.5 und 3.5 Stunden und wird entweder Online oder bei der Pupil AG in St.Gallen durchgeführt. Ziel des KickOffs ist es, zu klären, wie die individuelle Einführung von PUPIL@SG beim Schulträger durchgeführt werden soll.

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Teilnehmende schulträgerseitig (exemplarisch):
Schulpräsidium, IT-Verantwortliche, Leitung Schulverwaltung, Vertretung Schulleitung, Projektleitung Schulträger (PL ST).


Teilnehmende projektseitig:

Projektleiter Pupil AG (PL PUPIL) - Unter Organisation/ Kontakt findest Du heraus, wer Dein Projektleiter ist.

Termin für dieses KickOff:
Bitte vereinbare einen individuellen Termin mit dem zuständigen Projektleiter. Die Informationen dazu findest Du auch  unter Organisation/ Kontakt  Solltest Du schon vor dem KickOff Fragen haben - oder wenn Du das Gefühl hast, dass es bei der Einführung Besonderes zu beachten gibt, melde Dich bitte frühzeitig bei Deinem Projektleiter.

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Unterlagen zur Vorbereitung:

Bitte lade die ​Vorlage des Einführungsplans herunter und füll diese bis spätestens zum KickOff aus. Das Dokument dient am KickOff als Gesprächsgrundlage.

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Austauschplattform:
Dein PUPIL PL wird den Einführungsplan nach dem KickOff auf cloud.pupil.school - der Austauschplattform der Einführung ablegen. Die URL und das Passwort erhältst Du direkt durch Deinen Projektleiter - spätestens am KickOff.

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Bestellung der FIN-Schnittstelle:

Sofern Du die Debitorenbuchhaltung in Abacus oder FIS bei Abraxas durchführst, muss die Schnittstelle bei Abraxas frühzeitig bestellt werden. Wenn Deine Schule eine andere Applikation einsetzt oder Abacus über einen anderen Dienstleister bezieht, besprich die Ausgangslage am KickOff mit dem PUPIL PL.

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Unterstützung nach Projektende:

Die Unterstützung der Schulverwaltung nach dem definitiven GoLive wird am KickOff festgelegt. Weitere Infos siehe unter Schritt 13.

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Zusammenarbeitsvereinbarung ausfüllen:

Bitte füll bis zum KickOff die Zusammenarbeitsvereinbarung aus. Die Informationen dazu findest Du hier.

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Austauschplattform PUPIL Cloud
KickOff Schulträger

Schritt 2.1: KickOff mit Lehrpersonen beim Schulträger

Wir bieten auch einen KickOff mit den Lehrpersonen der einzelnen Schulträger an. Er dauert ca. 1 Stunde und wird bei Dir vor Ort durchgeführt. Ziel des KickOffs für die LP ist es, Das Projekt zu präsentieren, etwas über den Ursprung und die Geschichte der Pupil AG zu vermitteln, und Ängste zu nehmen. Das Ganze wird meistens mit einem Apéro abgerundet. Die Erfahrung zeigt, dass diese Veranstaltung von den LP sehr geschätzt wird.

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Teilnehmende schulträgerseitig (exemplarisch):

Schulpräsidium, IT-Verantwortliche, Leitung Schulverwaltung, Vertretung Schulleitung, Projektleitung Schulträger (PL ST) und die Lehrpersonen.

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Teilnehmende projektseitig:

Projektleiter Pupil AG (PL PUPIL) - Unter Organisation/ Kontakt findest Du heraus, wer Dein Projektleiter ist.

Termin:

Ob, wann und wie die Veranstaltung durchgeführt wird, sollte während des Schritt 2: KickOff mit dem Schulträger zwischen dem Kernteam des Schulträgers und dem PL PUPIL besprochen werden.

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KickOff Lehrpersonen

Schritt 3: PUPIL Mandant wird bereitgestellt 

ihreschule.pupil.schule
Frühzeitig im Projekt (meist schon vor dem KickOff) wird der Mandant für den Schulträger durch die Pupil AG bereitgestellt. Die URL für den Mandanten wählt der PUPIL PL selbst aus. Der Mandant für die Schule Uzwil zum Beispiel lautet: uzwil.pupil.ch. 
 

Frag die URL bei Deinem Projektleiter an. Auf den Mandanten greifen später sämtliche Akteure der Schule zu, wenn Sie sich auf PUPIL einloggen möchten. Sobald der Mandant bereit ist, kann der Single Sign On (SSO) mit Deinem Microsoft 365 verbunden werden – das passiert unten im Schritt 5. 


connect.pupil.ch
Kurz nachdem der PUPIL Mandant bereitgestellt wurde, wird auch die Instanz von PUPIL Connect für Deinen Schulträger bereitgestellt. Bitte informiere Dich hier, welche schulträgerspezifischen Einstellungen Du für den PUPIL Connect vornehmen kannst. Teil Deine gewählten Einstellungen dem PUPIL PL mit folgendem Excel mit. Die Synchronisation der Daten aus PUPIL zum PUPIL Connect wird dann nach der Live-Migration aktiviert (Schritt 10.4).

→ Erfahre in diesem Kurzvideo, um welche Einstellungen es sich handelt.​

PUPIL Connect Einstellungen
Mandant bereitstellen
Testmigration

Schritt 4: Testmigration wird durchgeführt

Damit geprüft werden kann, wie die Datenqualität der Daten Deines Schulträgers aus Abraxas SV â€‹ist, wird am Anfang des Slots eine Testmigration durchgeführt.
 

PUPIL bestellt einen Datenabzug bei der Abraxas (siehe Beispiel-E-Mail). In der E-Mail wird die Projektleitung ST darauf hingewiesen, die von Abraxas erhaltenen Daten umgehend auf die PUPIL Cloud zu laden.

Für die Testmigration wird ein Termin innerhalb des Slots festgelegt - sobald die Daten migriert sind, wird die Projektleitung ST über die erfolgreiche Migration informiert. Damit nun auf den Mandanten zugegriffen werden kann wird nur noch die Verbindung mit Microsoft 365 (Schritt 5) benötigt.

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Die migrierten Daten müssen durch die Verantwortlichen der Schule (Schulverwaltung / Personal) geprüft werden. Weitere Informationen zur Prüfung dieser Daten sind im Schritt 6.1 Prüfung Schulverwaltung und Schritt 7.1 Prüfung Schulalltag zu finden.

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Mail für die Bestellung Datenabzug

Schritt 5: SSO mit M365 wird erstellt

Die Anmeldung auf PUPIL im Kanton St.Gallen wird mit Microsoft 365 gemacht. Damit die Verbindung von Microsoft Azure AD zu PUPIL und zu PUPIL Connect erstellt werden kann, müssen zwei Unternehmensapplikationen in Microsoft Entra eingerichtet werden.

Bitte informier die Betreiber der Microsoft 365-Instanz Deiner Schule über die bevorstehende Einrichtung. Wir haben zwei Anleitungen erstellt, die Dir dabei helfen, die Unternehmensapplikation einzurichten und uns die benötigten "Informationen" zuzustellen, damit wir die Verbindung der beiden Tools abschliessen können.
 

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Stell die richtig ausgefüllten Word-Files mittels Upload auf die Austauschplattform PUPIL Cloud zur Verfügung.


Testen der Installation durch Pupil:

Damit wir die erfolgreiche Installation testen können, sind wir froh, wenn Du einen "lizenzlosen" Testaccount auf Deiner Umgebung erstellst. Bitte erstell einen Account im folgenden Format: test.pupil@ihreschule.ch.

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Zugriff von mehreren M365-Tenants auf die PUPIL Umgebung des Schulträgers

Wenn die M365-Umgebungen der Schule und der Schulverwaltung getrennt sind – z.B. die M365-Umgebung der Schule läuft über vorname.nachname@schule.ch und die M365-Umgebung der Schulverwaltung läuft über vorname.nachname@gemeinde.ch – dann musst Du Dich entscheiden, welcher Tenant an PUPIL angeschlossen wird. Wir empfehlen Dir, den Tenant der Schule anbinden zu lassen. Die Mitarbeitenden der Schulverwaltung kannst Du anschliessend als Gäste im Tenant der Schule aufnehmen – so haben auch die Mitarbeitenden der Verwaltung Zugriff auf PUPIL, trotz abweichender E-Mailadresse.

 

Obligatorische Aktivierung der 2-Faktor Authentifizierung (2FA)

Da besonders schützenswerten Personendaten in PUPIL bearbeitet werden, muss obligatorisch die 2FA für M365 aktiviert werden. Es ist empfehlenswert, dass Du die Benutzer über diese Änderung informierst, bevor die 2FA aktiviert wird.

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Wie können sich Lehrpersonen authentifizieren, wenn sie kein Handy haben?

Ab und zu hören wir, dass Lehrpersonen strikt gegen Handys sind oder das eigene Handy nicht für die 2FA von Microsoft einsetzen möchten. In diesem Fall gibt es zwei Lösungen – ein Handy der Schule bereitstellen – oder den ReinerSCT Authentificator (→ Link zu Digitec.ch) einsetzen.

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Vergeben der Rollen für die ersten Superuser durch uns

Wir setzen die Berechtigungen für die ersten Superuser, damit diese dann die Möglichkeit haben, weitere Rollen selber zu vergeben. Letzteres wird mit Deinem PUPIL PL nach den Schulungen der Schulverwaltung zusammen angeschaut.


Rollenzuweisung für die Mitarbeitenden der Schule – Teilschritt ergänzt am 2024-04-04
Damit eure Mitarbeitenden (Trainer. Lehrpersonen, Schulverwaltung, usw.) die entsprechenden Berechtigungen erhalten, muss ihnen gemäss Rollenkonzept eine Rolle zugewiesen werden. Für die Schulung der Trainer empfehlen wir die Rollen "Admin Schulverwaltung" oder "Admin Schulbetrieb" für alle Trainer zu setzen. Damit die Rollen nicht einzeln vergeben werden müssen, stellen wir eine Export/Import-Funktion zur Verfügung. Bitte schau Dir den Film Rollenverteilung an, damit Du die Rollen effizient verwalten kannst.
Achtung: Wenn euren Trainern keine Rollen zugewiesen wurde, so können diese an der Weiterbildung keine Daten sehen.

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Testen des Login durch die Trainer

Sobald wir mit Deinen Informationen die Verknüpfung von PUPIL zu M365 hergestellt haben, teilen wir allen Trainern die URL zu Eurem PUPIL Mandant mit. Bitte stell als Trainer sicher, dass Du das Login einmal getestet hast, bevor Du an die Schulungen kommst, damit wir an der Schulung direkt starten können. 

 

SSO-M365
Schulung Schulverwaltung

Schritt 6: Schulung der Trainer für die Schulverwaltung durch die Pupil AG

Sämtliche Schulungen, welche PUPIL anbietet, sind nur für Trainerinnen und Trainer der Schulträger. Von Trainerinnen und Trainer wird ein "Mindestmass" an IT-Affinität erwartet. Organisiere Dich im Team, dass auch Schulverwaltungen von der Schulung profitieren. Die Schulungen werden physisch vor Ort, bei der Pupil AG an der Lerchenfeldstrasse 3 in 9014 St.Gallen durchgeführt.​

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Informationen zu den Schulungen – inkl. Terminen und Anmeldemöglichkeiten – findest Du unter pupilsguide.ch/schulung-termine

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Die Schulungen der Trainerinnen und Trainer für den Schulalltag finden im Schritt 7 statt.

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Train the Trainer
Testing Schulverwaltung
Testing Schulverwaltung

Schritt 6.1: Prüfen der Testumgebung / Migration durch die Trainer für die Schulverwaltung

Spätestens nach der Schulung sollten die Trainerinnen und Trainer der Schulverwaltung im Stand sein, die bereitgestellte Umgebung zu testen und herauszufinden, ob wichtige Inhalte bei der Migration vergessen gegangen sind und wie verschiedene Einstellungen in PUPIL bezüglich Live-Migration einzurichten sind. Zu prüfen gilt es Folgendes:

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  • 6.1.1 Vollständigkeit der Klassen

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  • 6.1.2 Das Vorhandensein der Schulen​​

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  • 6.1.10 Berufsauftrag

  • 6.1.11 Berechtigungen und Rollen-Vergabe

    • Dein PUPIL PL bespricht mir Dir zusammen das Berechtigungskonzept, damit Du dieses für Deine Schule fertig ausfüllen und einlesen kannst, und zeigt Dir danach, wie Du als Superuser der Schulverwaltung Rollen selber vergeben kannst.

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Schulung Schulalltag

Schritt 7: Schulung der Trainer für den Schulalltag durch die Pupil AG

Auch die Trainerinnen und Trainer des Schulalltags werden durch PUPIL geschult. Die Schulungen für die Trainerinnen werden hybrid durchgeführt. Die Teilnehmenden können wählen, ob sie vor Ort in St.Gallen dabei sein möchten – oder ob sie sich via Teams/Zoom dazu schalten. 

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→ Bitte beachte, dass die Teilnehmenden für eine Online-Teilnahme "fit" sein müssen, um zu folgen. Es wird erwartet, dass die Teilnehmenden über zwei Monitore verfügen – einen, um der Schulung zu folgen und einen, um das Erlernte direkt auszuprobieren.

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Informationen zu den Schulungen - inkl. Terminen und Anmeldemöglichkeiten - findest Du unter pupilsguide.ch/schulung-termine

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Empfehlung aus den bisherigen Ausbildungen für Trainerinnen und Trainer:

Es hat sich gezeigt, dass es essenziell ist, dass sich Schulleiterinnen und Schulleiter auch als Trainerinnen und Trainer ausbilden lassen. Nur wenn die Schulleitung das neue Werkzeug verstanden hat, kann es die pädagogischen Leitplanken so setzen, wie es der Schulträger vorgibt. 

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Schritt 7.1: Prüfen der Testumgebung / Migration durch die Trainer für den Schulalltag

Die Trainerinnen und Trainer des Schulalltags sollten auch spätestens nach der Schulung im Stand sein, die bereitgestellte Umgebung zu testen und herauszufinden, ob wichtige Inhalte bei der Migration vergessen gegangen sind und wie verschiedene Einstellungen in PUPIL bezüglich Live-Migration einzurichten sind. Ausprobieren kann man Folgendes:

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Weitere eLearnings finden sich auf der Plattform von PUPIL@SG. 

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Testing Schulalltag

Schritt 8: Schulung der Anwenderinnen und Anwender durch Trainerinnen und Trainer

Nachdem sich Trainerinnen und Trainer weitergebildet haben, müssen auch die restlichen Anwenderinnen und Anwender der Applikation "geschult" werden. Diese sind unter anderem:

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  • Schulleitungen

  • Klassenlehrpersonen

  • Fachlehrpersonen

  • Schulische Heilpädagogen

  • Schulsozialarbeit

  • Mitarbeitende der Schulverwaltung

  • Mitarbeitende Personal

  • Behördenmitglieder

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Unterlagen zu internen Weiterbildungen

Für die Weiterbildung wurden Unterlagen erarbeitet, welche sehr gerne verwendet werden können. Bitte beachte in diesem Zusammenhang auch das Schulungskonzept. Es gibt wichtige Hinweise auf die richtige Wahl des Settings vor Ort.

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Schulung Anwender
Live-Migration

Schritt 9: Live-Migration

Die Live-Migration von PUPIL entfällt jeweils auf folgende Zeitpunkte - bitte beachte, dass die Schulverwaltung zu diesem Zeitpunkt nach Möglichkeit keinen Urlaub macht. 

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Termine für die Live-Migrationen:

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  • Slot 2: Frühlingsferien 2024 - (sind bereits mit Schulträgern festgelegt)

  • Slot 3: Sommerferien 2024 -  07.07.24 bis 11.08.24 

  • Slot 4: Herbstferien 2024 - 29.09.24 bis 20.10.24

  • Slot 5: Winterferien 2025 - 22.12.24 bis 05.01.25 

  • Slot 6: Frühlingsferien 2025 -  06.04.25 bis 21.04.25 (Ostermontag)

  • Slot 7: Sommerferien 2025 - 06.07.25 bis 10.08.25 

 

Für die Live-Migration wird ein Zeitpunkt zwischen PL Schulträger und PL PUPIL festgelegt. Die Daten der Schulträger werden ab einem gemeinsam definierten Zeitpunkt «eingefroren» und der Datenabzug für die Migration initialisiert. 

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> Der Prozess ist vergleichbar mit demjenigen der Test-Migration, weicht jedoch in ein-zwei Punkten ab.

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Es gilt zu beachten, dass die Daten nach dem Abzug nicht mehr von der bestehenden Schulverwaltung nach PUPIL migriert werden. Dies bedeutet, dass Änderungen, welche nach dem "Einfrieren" in Abraxas SV gemacht werden ihre Gültigkeit verlieren.

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Auch die Live-Migration muss von den Testerinnen und Testern geprüft werden. Gemeldete "Fehler" aus der Testmigration müssen nun detailliert überprüft werden. 

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Schritt 10: Einstellungen in der Live-Umgebung vornehmen / Mandant einrichten

​Nach der Live-Migration steht in PUPIL vollumfänglich zur Verfügung. Die Punkte aus der Prüfung unter Schritt 6.xx müssen/ können wiederholt werden. Nun geht es darum, die Umgebung «richtig» einzurichten. Für die Einrichtung Deines Mandanten solltest Du sich auf folgende Punkte konzentrieren: 

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Informationen zur Prüfung / Einrichtung findest Du im Schritt 6.1

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Live-Umgebung einrichten

Schritt 10.1: Loganto-Schnittstelle aktivieren

Sobald die «Live-Umgebung» eingerichtet ist, kann die Loganto-Schnittstelle aktiviert werden. Loganto steht den Gemeinden zur Verfügung, jedoch nicht den Schulgemeinden. Beachte also bitte, dass es unter Umständenden nicht möglich ist, Loganto für Deinen Schulträger aufzuschalten. Klär dementsprechend schon am KickOff (Schritt 1), ob die Loganto-Schnittstelle für Deinen Schulträger eingeschaltet werden kann.


Die Funktionsweise der Loganto-Schnittstelle wird in der Dokumentation erklärt.

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Bereinigung der AHV Nummern

Damit die Schnittstelle aktiviert werden kann, dürfen keine doppelten AHV-Nummern in PUPIL existieren, daher muss die Bereinigung der E-Mailadressen und AHV-Nummern im Schritt 10, Punkt 7 durchgeführt worden sein.

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→ Im Abnahmeprotokoll wird festgehalten, ob Loganto aktiviert werden konnte, oder nicht.

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Loganto-Schnittstelle

Schritt 10.2: FIN-Schnittstelle aktivieren

Teilschritt ergänzt am 2024-04-18

Wenn Du als Schulträger die Debitorenbuchhaltung über "Abacus von Abraxas" oder "FIS von Abraxas" (ehemals VRSG) umgesetzt hast, dann ist die Schnittstelle zu diesen Diensten zu aktivieren. Die Schnittstelle zu den beiden vorgängig erwähnten Debitorenbuchhaltungen ist im Projektauftrag inbegriffen. Schnittstellen zu anderen Debitorenbuchhaltungen ("Abacus" durch dritte Anbieter, Bexio, usw.) werden nach Aufwand umgesetzt und gemäss Preisblatt verrechnet.

 

Der Prozess ist folgendermassen mit Abraxas abgesprochen: 

  • A – Bedürfnisabklärung beim Kick-Off und entsprechendes Festhalten im Einführungsplan (Schulträger / PL PUPIL)

    • Dazu musst Du als Schulträger die Artikelnummern für die Kontierung an den PL PUPIL übermitteln (am besten als Excel auf die Austauschplattform ablegen).

      • Falls diese nicht bekannt sind, müssen diese bei der Finanzabteilung vom Schulträger abgefragt werden.

      • Falls noch keine Leistungen über das SV verrechnet wurden, kann es sein, dass die Artikel zuerst erfasst werden müssen. 

      • Beispiel aus Abacus (siehe Bild 1): Falls bereits Produkte eingerichtet sind, finden sich diese jeweils im Produktestamm R41

      • Beispiel aus FIS / VRSG (siehe Bild 2): Im FIS sind die Artikel wie folgt zu finden – /Abteilungen/Finanzmanagement/Debitoren/Artikel

  • ​B – Der Schulträger bestellt eine Offerte für die Schnittstelle bei Abraxas und akzeptiert diese (Schulträger)

    • Bitte vergiss nicht, die Schnittstelle frühzeitig bei Abraxas zu bestellen. Es muss mit einer Bearbeitungsdauer von mindestens einem Monat gerechnet werden.

  • C – Abraxas klärt mit dem Schulträger die Details ab und sendet diese an den PL PUPIL und den Verantwortlichen für die Umsetzung der Schnittstelle bei Pupil, Oliver Blapp (Schulträger / Abraxas)

    • Für Abacus

      • XML Dateiname

      • Artikel für Positionsüberschrift

      • Rechnungsvorlage pro Rechnungsart (Normale Rechnung / Tagesstruktur / Musikschule / Kurse ) 

      • Sequenz Nummer pro Rechnungsart (Normale Rechnung / Tagesstruktur / Musikschule / Kurse ) 

      • Rechnungsart (Abacus) pro Rechnungsart (Normale Rechnung / Tagesstruktur / Musikschule / Kurse ) 

    • Für FIS von Abraxas / VRSG

      • XML Dateiname

  • D – Technisches Einrichten der Rechnungen in PUPIL (Oliver Blapp)

  • E – Technisches Setup für die Übermittlung an Connect SG (Oliver Blapp / Abraxas)

  • F – Setup der Rechnungen in PUPIL (PL PUPIL)

    • Einrichten Zahlungsempfänger

      • Name 

      • IBAN

    • Rechnungstexte

    • Kontierungen

  • G – Testrechnungen pro benötigte Rechnungsart generieren (PL PUPIL)

    • Normale Rechnungen 

    • Tagesstrukturrechnungen

    • Musikschulrechnungen

    • Kursrechnungen

  • H – Testen der Schnittstelle via Connect SG (Oliver Blapp / Abraxas)

  • I – Schulungen der Trainer, Schulungen der Mitarbeiter planen und durchführen (Schulträger / PL PUPIL)

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→ Im Abnahmeprotokoll wird die Aktivierung / nicht Aktivierung der Schnittstelle festgehalten.

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Artikelnummern in Abacus finden
Artikelnummern in FIS finden
FIN-Schnittstelle

Schritt 10.3: Weitere Schnittstellen (z.B M365/AD) einrichten

Sobald die «Live-Umgebung» eingerichtet ist, können auch weitere Schnittstellen, welche beim KickOff besprochen worden sind, eingerichtet werden. Geh bitte auf den PUPIL PL zu, um die Umsetzung der entsprechenden Schnittstellen zu initialisieren.

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→ Im Abnahmeprotokoll werden alle aktivieren Schnittstellen erfasst.

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Weitere Schnittstellen

Schritt 10.4: Umsetzung PUPIL Connect starten

Sobald die «Live-Umgebung» eingerichtet ist, kann mit der Umsetzung des PUPIL Connects gestartet werden. Bevor die Kommunikation zum PUPIL Connect an die Eltern geht, müssen folgende Arbeiten gemacht sein: 

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→ Wurden die Einstellungen für den PUPIL Connect definiert und mit dem PUPIL PL abgesprochen?


→ Wurden die E-Mailadressen (Schritt 10, Punkt 7) bereinigt?

  • Da in PUPIL Connect ein persönlicher Zugang für jeden Elternteil erstellt wird, muss auch die E-Mailadresse einmalig und eineindeutig pro Elternteil erfasst werden. Auch dürfen unter «E-Mail der Schule» keine privaten E-Mailadressen vorhanden sein.​

  • Lade die Daten schliesslich via Datenupload auf die PUPIL Cloud hoch, und benachrichtige den PUPIL PL.

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→ Schulung PUPIL Connect organisiert?​​

  • Das Schulungsvideo aus Slot 2 kannst Du bereits jetzt anschauen > Video anschauen (folgt in Kürze)

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→ Besteht bereits ein Konzept für die Elternkommunikation? Ist für alle Teilnehmenden klar, wie PUPIL Connect eingeführt wird? Diese Fragen müssen frühzeitig geklärt werden!

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→ Im Abnahmeprotokoll wird erfasst, ob der PUPIL Connect eingeführt worden ist.

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PUPIL Connect umsetzen

Schritt 10.5: Umsetzung Tagesstrukturen starten

Sofern das optionale Modul Tagesstrukturen von PUPIL eingeführt wird, kann dieses nun umgesetzt werden. Die Vorbereitungsaufgaben für die Tagesstruktureinführung können im Voraus gemacht werden. Als ST Projektleitung ist es wichtig, die Verantwortlichen der Tagesstrukturen "auf den Weg" mit zu nehmen.

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→ Im Abnahmeprotokoll wird aufgeführt, ob die Tagesstrukturen eingeführt werden.


 

Tagesstrukturen umsetzen

Schritt 10.6: Umsetzung Musikschule starten

Sofern das optionale Modul Musikschule von PUPIL eingeführt wird, kann dieses nun umgesetzt werden. Die Vorbereitungsaufgaben für die Musikschule können im Voraus gemacht werden. Bitte sprich Dich mit dem PL PUPIL bezüglich Musikschule im Detail ab.

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→ Im Abnahmeprotokoll wird aufgeführt, ob die Musikschule eingeführt wird.

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Musikschule umsetzen

Schritt 10.7: Umsetzung PUPIL Beurteilung starten

Das Beurteilungsinstrument von PUPIL wird bei den Schulen des Slots 1, 2 und 3 im Sommer 2024 eingeführt. Für die Schulträger des Slots 4, 5, 6 und 7 steht der Einführungstermin im Sommer 2025 fest.

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→ Schulung für die Trainerinnen und Trainer eingeplant? Siehe oben Schritt 7.

→ Umgang mit der Nichtmigration der Daten aus LehrerOffice geklärt? Siehe die Infos zur Ablösung von LehrerOffice.

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Beurteilung

Schritt 11: Berufsauftrag und Arbeitsjahrberechnung erfassen

Nach der Einrichtung des neuen Mandanten durch die Schulverwaltung und die Projektleitung des Schulträgers müssen die Berufsaufträge und die Arbeitsjahrberechnungen aller Lehrpersonen erfasst werden. Die Erfassung der Berufsaufträge muss umgehend und bis zur Abnahme des Mandanten erfolgen.

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Hintergrund:

Mit dem Umstieg auf PUPIL werden sämtliche Berufsaufträge und die Arbeitsjahrberechnung auf PUPIL durchgeführt. Damit verschiedene Umsysteme umgestellt und die Statistiken neu via PUPIL abgerufen werden können, müssen Berufsauftrag und Arbeitsjahrberechnung innerhalb eines Monats nach der Live-Migration von PUPIL durch die Personalverantwortlichen der Schule übernommen werden. Dabei gelten folgende Grundsätze:

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  • Die Übernahme der Arbeitsjahre kann als Übertrag aus der letzten Excel-Berechnung durchgeführt werden. Das Excel-File sollte dann im Dossier der Mitarbeiterin/ des Mitarbeiters zur Nachvollziehbarkeit abgelegt werden

  • Den Berufsauftrag in PUPIL für alle Mitarbeitenden mit einem Berufsauftrag erfassen - dies gilt für alle aktuell laufenden Berufsaufträge​


> eLearning zum Berufsauftrag
> Vorlage für Berufsauftrag (Word-Dok)

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→ Im Abnahmeprotokoll wird der Stand der Erfassung festgehalten.

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Berufsauftrag

Schritt 12: Abnahme des Mandanten

Zum Ende des jeweiligen Slots wird die Projektleitung ST von der Projektleitung PUPIL zur Abnahme des Mandanten eingeladen. Die Abnahme kann am Standort der Pupil AG oder mittels Online-Call erfolgen. Die Abnahme muss bis 2 Monate nach Ende des Slot erfolgt sein.

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> Vorlage des Abnahmeprotokolls (.docx)

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Ziel der Abnahme

Mit der Abnahme jedes einzelnen Schulträgers wird sichergestellt, dass sich das Gesamtprojekt auf gutem Weg befindet. In der Abnahme geht es in erster Linie darum, um zu einem gemeinsam definierten Zeitpunkt festzuhalten, wo sich das Einführungsprojekt des jeweiligen Schulträgers befindet.

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Folgende Eckpunkte werden festgehalten:

  • Welche Bereiche von PUPIL wurden zum Zeitpunkt der Abnahme eingeführt?

  • Wurde die Migration aus der Schulverwaltung erfolgreiche durchgeführt - fehlt etwas?

  • Wurden die Schulungen durchgeführt?

  • Ist der Mandant aufgesetzt und kann vom Schulträger eingesetzt werden?

  • Funktioniert der Zugriff auf die besprochenen Module?

  • Wurden die definierten Schnittstellen eingeführt?

  • usw.

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Im Protokoll werden festgestellte, und mit der PUPIL PL besprochene Mängel festgehalten. Sofern Mängel festgehalten werden, müssen Termine für die Behebung der Mängel und für die erneute Abnahme festgelegt werden. Sollten Fehler der Mängelklasse 1 festgestellt werden, so muss die Gesamtprojektleitung umgehend informiert werden.

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Abnahme
Unterstützung nach Projektende
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